第18回大会運営スタッフマニュアル【エリア長】

運営スタッフマニュアル「基本事項」はこちら→https://www.shinjukucity-halfmarathon.jp/?p=9724

運営スタッフマニュアル「沿道・交差点編」はこちら→https://www.shinjukucity-halfmarathon.jp/?p=9739

運営スタッフマニュアル「ボランティアリーダー編」はこちら→https://www.shinjukucity-halfmarathon.jp/?p=9759

大会当日の会場案内はこちら→現在作成中

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運営スタッフマニュアル 事務局職員(エリア長)編

  • 担当エリア関係者との調整
  • 担当エリアの確認および準備
  • 担当エリアの運営
  • 担当エリアの事後処理
スタッフも「来年もまた参加したい!」と思えるよう準備と心配りをする




1 担当エリア関係者との調整

(1)ボランティアリーダーや競技審判主任および専門業者等の関係者確認

  • 各連絡先を確認してください。
  • ボランティアリーダー説明会は12月3日(火)19:00に実施。
競技審判員主任会議は1月16日(木)18:30に実施。

(2)上記関係者との打ち合わせ

  • コース沿道エリアの場合、実地踏査もあわせて行います。
 

2 担当エリアの確認および準備

(1)関連資料の収集

  • 大会概要、各種運営マニュアル、応急救護マニュアル、緊急連絡体制、コース図、交通規制図、警備員配置図、場内設営図、参加のご案内、会場案内図等、必要に応じて確認してください。
  • 各種資料は、諸事情により内容が更新される場合があります。都度確認してください。

(2)担当エリアの実地踏査 ※沿道はボランティアリーダーとともに

  • 沿道は、道路事情等の変更がないか確認し、側道の交通規制内容、バス停の運休情報等の確認をしてください。
  • 沿道は、収容関門や給水所、距離(km表示)等の表示物設置位置を確認してください。
  • 集合場所から担当エリアへの移動経路を確認してください。

(3)担当エリア周辺施設への協力依頼

  • 商業施設や寺社、駐車場等、人や車両の往来が多そうな施設には、交通規制チラシ(12月中旬)をお渡して、説明の上、協力を依頼してください。
  • 催事等が行われる場合は、時間等を確認してください。
  • トイレ借用等可能な施設は、大会当日スタッフ等の使用について協力を依頼してください。

(4)スタッフの配置計画および調整

  • あらかじめ定められた人数を配置している。各担当エリアのスケジュールや重要箇所に応じて配置を調整してください。
  • 長時間従事区間は、交代で休憩を取るスケジュールを組みます。

(5)必要用品や仮設物の確認

  • 各担当エリアに割り当てる物品を確認し、不足品等をマラソン担当に要望してください。(手配できない場合もあります)
  • 仮設物の内容や設置位置、設置方法を確認してください。
  • 周囲への周知表示物や、その他必要に応じて資料を作成してください。

(6)運営資料の作成

  • スタッフ配置を調整変更した場合等、必要に応じて運営資料を作成してください。
  • 作成資料をスタッフが共有できるよう印刷等行い、物品とともに各集合場所への配送物品と同梱包します。
 

3 担当エリアの運営

(1)物品およびボランティアの出欠確認

  • 各担当エリアに必要な物品を確認してください。
  • IP無線を携帯するエリア長は、電源をONにして、携帯してください。
※以降、従事終了まで必ず携帯し、全体発信情報を逐一把握します。
  • スタッフ出欠確認をし、状況によりスタッフ配置を調整してください。
  • 配置場所に遅刻してきても、ジャンパー等着用を定められているエリアについては、着用がない状態での従事は出来ません。

(2)用品配布および注意事項説明

  • 必要な用品や手持ち看板等、スタッフで所持者を分担してください。

一般ボランティア一律に全員に配布するもの

  • 活動前 ①運営資料 ②ジャンパー
  • 活動後 ①お礼状 ②懇親会のご案内 ③参加賞
  • 各エリアのスケジュールやスタッフ配置、注意事項を説明してください。
  • 午後も継続して従事するエリアについては弁当支給があります。休憩は交代でとります。割り振りや受け取りについて説明してください。

(3)担当エリア関連スタッフへのあいさつ

  • 各担当エリアに移動し、関連スタッフと顔合わせを元気よく行います。
  • 現場の関係者より意見や対応等が必要な場合は、調整します。必要に応じて本部に報告してください。

(4)スタッフの配置確認

  • スタッフ配置とともに、用品の設置位置や、沿道であれば道路注意事項やトイレ等の位置を説明確認してください。
  • 交通規制開始に十分間に合うように移動配置してください。

(5)仮設物等を設置確認

  • 仮設物、沿道であれば仮設看板の位置を確認し、掲示します。特に看板であれば転倒や歩行者やランナーの事故につながらないよう注意し、適切に設置してください。
  • 手持ち看板の位置を確認し、表示方法(持ち方)や時間等を確認してください。
  • 仮設物の設置・撤収、沿道であれば交通規制の開始・解除については、警察や警備員等、担当エリアのスタッフと連携するとともに、近接エリアとも連携し、事故がないよう十分に注意し、運営してください。
  • 一部エリアでは、コーンの設置および撤去、または競技中にコーン位置調整を行うエリアもあります。
  • そのほかの沿道区および交差点区についても、必要に応じてコーン位置を微調整します。

交通規制手順

  • 各道路の設定時間になってから開始
  • 付近の警察官の確認のもと、警備員・そのほかスタッフと連携し行う
  • 規制の解除は、コース上の安全管理を十分し、付近の警察官の確認のもと、警備員・そのほかスタッフと連携し行う
  • 規制開始は車両進行方向「上流」から、規制解除は「下流」から行う
  • 複数のエリアにまたがる長い区間は、前後のエリアと連携を取る

(6)競技進行報告等 ※沿道はIP無線を使用

  • 各エリアにIP無線を配置します。
  • IP無線について、沿道関係の定時定点報告および緊急時の第一報については全体発信を使用しますが、そのほかの連絡等は、該当するエリアを選択し、発信連絡してください。

(7)トラブル対応

  • 傷病者の発生やハードなクレーム等、重大なトラブルはエリア長が中心に対応してください。
  • 事故等発生時は、2次被害等が発生しないよう、周辺スタッフ配置を調整する等、周囲の安全を確保してください。
  • 周辺のスタッフ等への協力を求め、傷病の場合は、必要に応じて救護所または救急機関(119番)への通報を手配、また本部への報告も手配してください。
  • 救急搬送時はエリア長が同乗し付き添います。その間の業務をボランティアリーダーや区職員に引き継いでください。

(8)担当エリアの原状復帰

  • 交通規制を解除するまで、沿道管理を行ってください。
  • 終了後、ランナーやスタッフの落し物やゴミなどがないか十分に確認してください。
  • 仮設物の設置・撤収します。
沿道であれば交通規制の開始・解除については、警察や警備員等、担当エリアのスタッフと連携するとともに、近接エリアとも連携し、事故がないよう十分に注意し、撤収してください。
  • 撤収は、ランナー通過後、交通規制解除までに、朝の状況に撤収します。手持ちの看板は、裏面に撤収場所を記載する予定です。
  • 沿道のコーンを配置した区間については、同様に連携して路肩に寄せてください。

(9)警察・審判員・警備員等関係者に報告事項等確認およびあいさつ

  • 報告事項や課題等を聞き取り確認し、記録してください。
  • 本部への即時報告が必要なものは本部へ報告してください。
  • 近隣の協力施設等も含めて、元気よくお礼をお伝えください。

(10)用品の回収およびスタッフの健康状態確認

  • 回収した落し物やゴミ等を含めて、集合場所に所持移動します。
  • 移動は、担当エリアの安全および原状復帰を十分注意してから移動してください。
  • IP無線・携帯電話・AEDについては種類ごとに取りまとめてください。
  • 集合場所にて、報告事項や課題等を聞き取り確認し、記録してください。
  • ジャンパー等の貸与品等を回収し、スタッフの健康状態等も確認してください。ジャンパーのポケットも確認してください。

(11)スタッフ解散

  • 途中で配置の移動等ある場合、必要な用品を分担所持し、移動してください。
  • 長時間従事の区間は交代で休憩を取ります。
  • 業務活動がすべて終了したら、お礼とともに解散を宣言してください。
 

4 担当エリアの事後処理

(1)担当エリア関連スタッフへのお礼

  • 大会終了後数日以内に、必要に応じてお礼を丁重にお伝えするとおもに、引継ぎ事項の聞き取り確認を行ってください。

(2)トラブル等発生の場合は報告メモ等作成

  • 発生した事項は記録等を作成してください。

(3)次回大会への引継ぎメモ等作成

  • 次回大会に向けて、改善点等は記録を残します。
  • 運営に際して作成した資料で、齟齬や不都合があった場合は、内容を更新し、次回大会に引き継いでください。
 

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